Hoy vamos a hablar de un tema muy poco creativo, pero necesario a veces: cómo escribir una carta formal.
Una carta formal se puede escribir por muchos motivos (solicitar un empleo, pedir la revisión de un examen, poner una reclamación…), y en función de su finalidad, podremos usar un tono u otro, un saludo u otro, pero hay una serie de reglas que sí son comunes a todos los casos:
1- La fecha: Se coloca arriba del todo, a la derecha, y debe incluir día, mes y año.
2- Encabezado: Justo debajo va el encabezado, indicando a quién va dirigida nuestra carta «A/a del director / de Recursos Humanos / del departamento X…».
Depende del motivo de nuestra carta, se puede especificar en el mismo encabezado el asunto del mensaje: «Factura número X», «Respuesta a la oferta X», etc.
3- Cuerpo del mensaje:
- Saludo: Podemos obviar el saludo si se trata de una carta impersonal, por ejemplo, para una reclamación, pero es importante en el caso de estar solicitando un trabajo, una beca o dirigirte a un cargo público. En función de la finalidad de nuestra carta y de la persona a quien va dirigida usaremos una fórmula u otra. Recomendamos, ante la duda, cuando se trata de personalidades importantes, buscar en internet el tratamiento correcto, pero en general, para solicitudes de trabajo, información o cualquier otra comunicación formal, basta con un «Estimado…».
- El primer párrafo de la carta en sí debemos utilizarlo para exponer claramente el motivo de nuestra comunicación: «Escribo en relación a la oferta de trabajo publicada en…» / «Me pongo en contacto con ustedes para ofrecerles mis servicios como…» / «Me dirijo a usted para solicitar…».
- Después, podemos argumentar nuestra propuesta, explicando el motivo de nuestra reclamación, nuestra idoneidad para el puesto solicitado, el motivo de nuestra disconformidad con su producto, etc.
- Finalmente, podemos ofrecer una solución o propuesta: «Solicito que se me reembolse el dinero» / «Ruego la revisión del examen» / «Espero poder ampliar esta información próximamente en una entrevista personal», etc.
- Despedida/ cierre: Algunas fórmulas que casi siempre suelen funcionar son «Atentamente» o «Un saludo cordial».
- Firma: Escribiremos nuestro nombre completo y todos los datos que creamos relevantes en función de la finalidad de la carta: nuestro cargo en la empresa, el número de teléfono, DNI, etc. Si se va a imprimir en lugar de enviar por correo electrónico, la firmaremos a mano.
Otros consejos a la hora de escribir una carta formal:
-Utiliza «usted/ ustedes» en lugar de «tú/ vosotros» y los pronombres «su/ sus» en lugar de «tu /vuestro».
–Cuida la ortografía, el vocabulario, la gramática y la expresión.
-Sé muy breve.
–Ordena bien las ideas: para qué escribo, qué solicito exactamente.
-En el caso de estar aspirando a un trabajo, es mejor usar frases en positivo.
